«ЗАТВЕРДЖЕНО»
Наказом
Державної установи
«Харківська обласна фітосанітарна лабораторія»
від «29» грудня 2018 р. № 138-ОД
Перелік відомостей, що становлять службову інформацію.
1. Відомості, що містяться в документах Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія», які становлять внутрівідомчу службову інформацію.
2. Доповідні записки, рекомендації, якщо вони пов’язані з розробкою напряму діяльності Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія» або здійсненням контрольних, наглядових функцій органами державної влади.
3. Доповідні записки, рекомендації, якщо вони пов’язані з процесом прийняття рішень і передують публічному обговоренню та/або прийняттю рішень.
4. Листи. Заяви. Доповідні записки, рекомендації, що стали підставою для прийняття наказів, доручень директора Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія»
5. Інформація про осіб, яка міститься в зверненнях, заявах, скаргах громадян та юридичних осіб та стосується їх особисто, зокрема інформація про особисте життя особи.
«ЗАТВЕРДЖЕНО»
Наказом
Державної установи
«Харківська обласна фітосанітарна лабораторія»
від «29» грудня 2018 р. № 138-ОД
Положення
про порядок організації доступу до публічної інформації, що знаходиться у володінні Державної установи
«Харківська обласна фітосанітарна лабораторія»
Розділ 1. Загальні положення
1.1.Це Положення розроблено на виконання Закону України „Про доступ до публічної інформації” від 13.01.2011 № 2939-VІ (далі-Закон) та визначає порядок здійснення та забезпечення права кожного на доступ до публічної інформації, що отримана, створюється або знаходиться у володінні Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія», та інформації, що становить суспільний інтерес.
Дія цього Положення не поширюється на надання інформації при здійсненні основних функцій Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія», а також на відносини у сфері звернень громадян.
1.2. Державна установа «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія» є суб’єктом відносин у сфері доступу до публічної інформації, а саме розпорядником інформації, яка при вирішенні питань щодо доступу до інформації керується Законом та іншими законодавчими, нормативно-правовими актами, що регулюють відносини у цій сфері.
1.3. Для організації доступу до публічної інформації, що знаходиться у розпорядженні Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія», визначаються відповідальні особі завданнями яких є забезпечення організації опрацювання, систематизації, та контролю щодо задоволення запитів на інформацію та надання консультацій під час оформлення запитів.
Розділ 2. Порядок доступу до інформації
2.1. Доступ до інформації забезпечується шляхом систематичного та оперативного оприлюднення інформації:
— на офіційному веб – сайті Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія»;
— мережі Інтернет;
— у засобах масової інформації;
— надання інформації за запитами на інформацію.
2.2. Запитувачами інформації можуть бути фізичні, юридичні особи, об’єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб’єктів владних повноважень.
2.3. Відповідальні особи зобов’язані:
— контролювати, оприлюднювати інформацію про діяльність Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія» по роботі запитів про публічну інформацію та прийняті рішення;
— вести облік запитів на інформацію;
— у спеціально визначеному місці для роботи запитувачів з документами чи їх копіями забезпечувати можливість роботи виписки з них, копіювати, сканувати;
— контролювати надання достовірної, своєчасної, точної та повної інформації, а також у разі потреби перевіряти правильність та об’єктивність наданої інформації.
2.4. У випадку якщо Державна установа «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія» володіє інформацією про юридичну або фізичну особу, відповідальна особа зобов’язана:
— надавати таку інформацію безперешкодно і безкоштовно на вимогу осіб, яких вона стосується, крім випадків, передбачених Законом;
— використовувати її лише з метою та у спосіб, визначений Законом;
— вживати заходів щодо унеможливлення несанкціонованого доступу до неї інших осіб;
— виправляти неточну та застарілу інформацію про особу самостійно або на вимогу осіб, яких вона стосується. Відмова особі в доступі до інформації про неї, приховування, незаконне збирання, використання, зберігання чи поширення інформації можуть бути оскаржені
Розділ 3. Оприлюднення інформації, що знаходиться у володінні Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія».
3.1. Оприлюднення інформації відбувається невідкладно, але не пізніше п’яти робочих днів з дня затвердження документа.
Оприлюдненню підлягає інформація:
— інформація про організаційну структуру, завдання, функції та повноваження, напрямки діяльності та фінансові ресурси (структуру та обсяг бюджетних коштів. Порядок та механізм їх витрачання тощо);
— нормативні акти Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія», інформацію про нормативно-правові засади діяльності Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія»;
— перелік та умови отримання адміністративних послуг, що надаються Державною установою «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія», форми і зразки документів;
— порядок складання, подання запиту на інформацію;
— інформацію про механізм чи процедури, за допомогою яких громадськість може представляти свої інтереси або в інший спосіб впливати на реалізацію повноважень Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія»;
— звіти, в тому числі щодо задоволення запитів на інформацію;
— інформація про діяльність Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія», а саме про:
— місцезнаходження, поштову адресу, номери зв’язку, адресу офіційного веб-порталу та електронної пошти;
— прізвище, ім’я та по батькові, службові номери засобів зв’язку, директора та заступника директора Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія», основні функції відділів Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія»;
— розклад роботи та графік прийому громадян;
— перелік і службові номери засобів зв’язку Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія» та директора;
— порядок складання, подання запиту на інформацію;
— іншу інформацію про діяльність Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія», порядок обов’язкового оприлюднення якої встановлений Законом та наказами Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія»;
3.2. Інформація для оприлюднення на веб-сайті Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія» погоджується з директором Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія» та передається для оприлюднення.
3.3. Невідкладному оприлюдненню підлягає будь-яка інформація про факти, що загрожують життю, здоров’ю та/або майну осіб, і про заходи, що застосовуються у зв’язку з цим.
Розділ 4. Реєстрація запитів та порядок надання відповідей на запити
4.1. Запит на інформацію може бути індивідуальним або колективним.
Запити можуть подаватись в усній, письмовій чи іншій формі (поштою, факсом, електронною поштою) на вибір запитувача.
4.2. Письмовий запит подається в довільній формі.
4.3. Запит на інформацію має містити:
— ім’я (найменування) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є;
— загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;
— підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.
У разі недотримання зазначених вимог, Державна установа «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія»має право відмовити в задоволенні запиту.
4.4. Діловодство щодо запитів на інформацію ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається в Державній установі «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія» на головного фахівця загального відділу Роменську Н.В.;
4.5. Усі запити на інформацію, що надійшли до Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія» мають централізовано реєструватись в день їх надходження в реєстраційно-контрольних журналах, придатних для оброблення персональними комп’ютерами. Конверти, у яких надійшли запити поштою, зберігаються разом із запитом;
Запити. Подані під час особистого прийому, також підлягають централізованій реєстрації в журналах, придатних для оброблення персональними комп’ютерами.
4.6. Для реєстрації запитів на інформацію на нижньому полі першого аркуша запиту праворуч або на іншому вільному від тексту місці запиту ставиться штамп Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія». На відтиску штампа зазначається дата надходження запиту та його реєстраційний індекс.
4.7. Реєстраційний індекс запиту, що надійшов до Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія» складається з початкової літери прізвища запитувача та порядкового номера запиту, що надійшов. Реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію, пошук, аналіз і зберігання запитів на інформацію.
4.8. У разі надходження повторних запитів їм надається черговий реєстраційний номер, а у відповідній графі реєстраційно –контрольного журналу зазначається реєстраційний номер першого запиту.
Повторними вважаються запити, у яких:
оскаржується відповідь на попередній запит, що надійшов до Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія»;
повідомляється про несвоєчасну відповідь на попередній запит, якщо з часу надходження останнього минув установлений законодавством термін розгляду і відповідь запитувачу не надавалась;
не надана відповідь по суті або надана не в повному обсязі на перший запит;
звертається увага на інші недоліки, допущені при наданні інформації, запитуваної в попередньому запиті.
Запити одного й того ж запитувача з одного й того ж питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд Державній установі «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія», обліковуються за реєстраційними індексами першого запиту з додаванням порядкового номера, що проставляється через дріб, наприклад: К-356/1, К-356/2, К-356/3.
4.9. З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію особа може подати запит шляхом заповнення відповідних форм (додатки 1-3), котрі можна отримати у відповідальних осіб та на веб -сайті Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія».
4.10. У разі якщо з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий запит, його має оформити довірена особа обов’язково зазначивши в запиті своє ім’я, контактний телефон, та надати копію запиту особі, від імені якої подано запит.
4.11. Відповідальний (згідно резолюції директора або заступника директора) має надати відповідь на запит на інформацію не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту.
4.12. У разі якщо питання, порушені у запиті, потребують надання додаткової інформації, відповідальний (згідно резолюції директора або заступника директора) може витребувати її від інших спеціалістів Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія». У такому випадку спеціалісти Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія» повинні надати додаткову інформацію до відповідального не пізніше двох днів з моменту її витребування.
4.13. У разі якщо запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи здоров’я особи, відповідь має бути надана невідкладно.
4.14. У разі якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, відповідальні особи можуть продовжити строк розгляду запиту до двадцяти робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку необхідно повідомити запитувача в письмовій формі не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту.
4.15. Відстрочка в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, якщо запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені Законом строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочку доводиться до відома запитувача у письмовій формі. У рішенні про відстрочку в задоволенні запиту на інформацію має бути зазначено:
— прізвище, ім’я, по батькові та посаду особи, відповідальної за розгляд запиту розпорядником інформації;
— дату надсилання або вручення повідомлення про відстрочку;
— причини, у зв’язку з якими запит на інформацію не може бути задоволений у встановлений Законом строк;
— строк, у який буде задоволено запит, але не більше 20 робочих днів;
— підпис.
4.16. Перелік відомостей, що становлять службову інформацію, оприлюднюється у порядку, визначеному цим Положенням.
4.17.Не може бути обмежено доступ до інформації про розпорядження бюджетними коштами, володіння, користування чи розпорядження державним, комунальним майном. Обмеженню доступу полягає інформація, а не документ. Якщо документ містить інформацію з обмеженим доступом, для ознайомлення надається інформація, доступ до якої необмежений.
Розділ 5. Порядок відмови у задоволенні запитів Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія».
5.1. Державна установа «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія» має право відмовити в задоволенні запиту в таких випадках:
якщо не володіє і не зобов’язаний відповідно до компетенції, передбаченої законодавством, володіти інформацією, щодо якої зроблено запит;
інформація, що запитується належить до категорії інформації з обмеженим доступом відповідно до Закону або службової;
не дотримано вимог до запиту на інформацію, передбачених Законом.
5.2. Відповідь Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія» про те, що інформація може бути одержана запитувачем із загальнодоступних джерел, або відповідь не по суті запиту вважається неправомірною відмовою в наданні інформації. Якщо Державна установа «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія» не володіє запитуваною інформацією, але за статусом або характером діяльності відомо або має бути відомо, хто нею володіє, відповідальні особи зобов’язані направити цей запит належному державному органу з одночасним повідомленням про це запитувача. У такому разі відлік строку розгляду запиту на інформацію починається з дня отримання запиту належним державним органам.
5.3. У відмові в задоволенні запиту на інформацію має бути зазначено:
— прізвище ім’я, по батькові та посаду особи, відповідальної за розгляд запиту розпорядником інформації:
— дату відмови;
— мотивовану підставу відмови;
— порядок оскарження відмови;
— підпис.
5.4.Рішення, дії чи бездіяльність відповідального (згідно резолюції директора або заступника директора) можуть бути оскаржені до директора Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія», Держпродспоживслужби України або до суду.
ДЕРЖАВНА ВЕТЕРИНАРНА ТА ФІТОСАНІТАРНА СЛУЖБА УКРАЇНИ ДЕРЖАВНА УСТАНОВА“ХАРКІВСЬКА ОБЛАСНА ФІТОСАНІТАРНА ЛАБОРАТОРІЯ”
Н А К А З
«29» грудня 2018 р.м. Харків № 138-ОД
Про заходи виконання ЗУ «Про доступ до публічної інформації»
Відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації»
НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Перелік відомостей, що становлять службову інформацію та Положення про порядок організації доступу до публічної інформації, що знаходиться у володінні Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія», що додаються.
2.Призначити відповідальних осіб з питань запитів на інформацію головного фахівця загального відділу Буйнака А,С., головного фахівця з кадрової роботи Капітоненко Н.О., завідувача відділу фітосанітарних процедур Савченко Ж.О., завідувача відділу фітосанітарного аналізу Березницького О.А., головного фахівця-юрисконсульта Грищука В.А., головного фахівця загального відділу Роменську Н.В.,
3.Відповідальним особам з питань запитів на інформацію:
3.1.Організувати вивчення Переліку відомостей, що становлять службову інформацію та Положення про порядок організації доступу до публічної інформації спеціалістами та зобов’язати їх керуватись ними у практичній діяльності.
3.2.Запровадити облік запитів на інформацію.
3.3.Забезпечити оприлюднення в офіційних друкованих виданнях, на веб-сайті, інформаційному стенді, в інший прийнятий для громадян спосіб інформації, зазначеної у статті 15 Закону України „Про доступ до публічної інформації”.
3.4.Організувати інформування населення про права громадян, передбачені Законом України „Про доступ до публічної інформації”. 3.5.З метою доступу до публічної інформації та її збереження створити систему обліку документів, що знаходяться у володінні Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія» і містить публічну інформацію, та забезпечити обов’язкову реєстрацію в цій системі таких документів та надання доступу до них за запитами, оприлюднення зазначеної інформації на офіційному веб — сайті.
3.6.Створити умови для подання письмових запитів громадянам з обмеженим фізичними можливостями.
3.7.Визначити спеціальне місце для роботи запитувачів із документами, що містять публічну інформацію, їх копіями, обладнати такі місця відповідною оргтехнікою.
3.8.Кожної п’ятниці оприлюднювати та оновлювати інформацію про діяльність Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія».
3.9.Вживати заходів щодо унеможливлення несанкціонованого доступу інших осіб до наявної інформації про особу.
4.Довести даний наказ до відома спеціалістів Харківської фітолабораторії.
5.Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.
Директор В. В. Літкевич
Головний фахівець-юрисконсульт: Грищук В.А.
З наказом ознайомлені:
Буйнак А.С.
Капітоненко Н.О.
Савченко Ж.О.
Березницький О.А.
Роменська Н.В.
«ЗАТВЕРДЖЕНО»
Наказом Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія» від «29» грудня 2018 р. № 138-ОД
Перелік відомостей, що становлять службову інформацію.
1. Відомості, що містяться в документах Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія», які становлять внутрівідомчу службову інформацію.
2. Доповідні записки, рекомендації, якщо вони пов’язані з розробкою напряму діяльності Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія» або здійсненням контрольних, наглядових функцій органами державної влади.
3. Доповідні записки, рекомендації, якщо вони пов’язані з процесом прийняття рішень і передують публічному обговоренню та/або прийняттю рішень.
4. Листи. Заяви. Доповідні записки, рекомендації, що стали підставою для прийняття наказів, доручень директора Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія»
5. Інформація про осіб, яка міститься в зверненнях, заявах, скаргах громадян та юридичних осіб та стосується їх особисто, зокрема інформація про особисте життя особи.
«ЗАТВЕРДЖЕНО»
Наказом Державної установи «Харківська обласна
фітосанітарна лабораторія» від «29» грудня 2018 р. № 138-ОД
Положення про порядок організації доступу до публічної інформації, що знаходиться у володінні Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія»
Розділ 1. Загальні положення
1.1.Це Положення розроблено на виконання Закону України „Про доступ до публічної інформації” від 13.012011№ 2939-VІ (далі-Закон) та визначає порядок здійснення та забезпечення права кожного на доступ до публічної інформації, що отримана, створюється або знаходиться у володінні Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія», та інформації, що становить суспільний інтерес.
Дія цього Положення не поширюється на надання інформації при здійсненні основних функцій Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія», а також на відносини у сфері звернень громадян.
1.2. Державна установа «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія» є суб’єктом відносин у сфері доступу до публічної інформації, а саме розпорядником інформації, яка при вирішенні питань щодо доступу до інформації керується Законом та іншими законодавчими, нормативно-правовими актами, що регулюють відносини у цій сфері.
1.3. Для організації доступу до публічної інформації, що знаходиться у розпорядженні Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія», визначаються відповідальні особі завданнями яких є забезпечення організації опрацювання, систематизації, та контролю щодо задоволення запитів на інформацію та надання консультацій під час оформлення запитів.
Розділ 2. Порядок доступу до інформації
2.1. Доступ до інформації забезпечується шляхом систематичного та оперативного оприлюднення інформації:
— на офіційному веб – сайті Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія»;
— мережі Інтернет;
— у засобах масової інформації;
— надання інформації за запитами на інформацію.
2.2. Запитувачами інформації можуть бути фізичні, юридичні особи, об’єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб’єктів владних повноважень.
2.3. Відповідальні особи зобов’язані:
— контролювати, оприлюднювати інформацію про діяльність Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія» по роботі запитів про публічну інформацію та прийняті рішення;
— вести облік запитів на інформацію;
— у спеціально визначеному місці для роботи запитувачів з документами чи їх копіями забезпечувати можливість роботи виписки з них, копіювати, сканувати;
— контролювати надання достовірної, своєчасної, точної та повної інформації, а також у разі потреби перевіряти правильність та об’єктивність наданої інформації.
2.4. У випадку якщо Державна установа «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія» володіє інформацією про юридичну або фізичну особу, відповідальна особа зобов’язана:
— надавати таку інформацію безперешкодно і безкоштовно на вимогу осіб, яких вона стосується, крім випадків, передбачених Законом;
— використовувати її лише з метою та у спосіб, визначений Законом;
— вживати заходів щодо унеможливлення несанкціонованого доступу до неї інших осіб;
— виправляти неточну та застарілу інформацію про особу самостійно або на вимогу осіб, яких вона стосується. Відмова особі в доступі до інформації про неї, приховування, незаконне збирання, використання, зберігання чи поширення інформації можуть бути оскаржені.
Розділ 3. Оприлюднення інформації, що знаходиться у володінні Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія».
3.1. Оприлюднення інформації відбувається невідкладно, але не пізніше п’яти робочих днів з дня затвердження документа.
Оприлюдненню підлягає інформація:
— інформація про організаційну структуру, завдання, функції та повноваження, напрямки діяльності та фінансові ресурси (структуру та обсяг бюджетних коштів. Порядок та механізм їх витрачання тощо);
— нормативні акти Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія», інформацію про нормативно-правові засади діяльності Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія»;
— перелік та умови отримання адміністративних послуг, що надаються Державною установою «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія», форми і зразки документів;
— порядок складання, подання запиту на інформацію;
— інформацію про механізм чи процедури, за допомогою яких громадськість може представляти свої інтереси або в інший спосіб впливати на реалізацію повноважень Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія»;
— звіти, в тому числі щодо задоволення запитів на інформацію;
— інформація про діяльність Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія», а саме про:
— місцезнаходження, поштову адресу, номери зв’язку, адресу офіційного веб-порталу та електронної пошти;
— прізвище, ім’я та по батькові, службові номери засобів зв’язку, директора та заступника директора Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія», основні функції відділів Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія»;
— розклад роботи та графік прийому громадян;
— перелік і службові номери засобів зв’язку Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія» та директора;
— порядок складання, подання запиту на інформацію;
— іншу інформацію про діяльність Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія», порядок обов’язкового оприлюднення якої встановлений Законом та наказами Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія»;
3.2. Інформація для оприлюднення на веб-сайті Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія» погоджується з директором Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія» та передається для оприлюднення.
3.3. Невідкладному оприлюдненню підлягає будь-яка інформація про факти, що загрожують життю, здоров’ю та/або майну осіб, і про заходи, що застосовуються у зв’язку з цим.
Розділ 4. Реєстрація запитів та порядок надання відповідей на запити
4.1. Запит на інформацію може бути індивідуальним або колективним.
Запити можуть подаватись в усній, письмовій чи іншій формі (поштою, факсом, електронною поштою) на вибір запитувача.
4.2. Письмовий запит подається в довільній формі.
4.3. Запит на інформацію має містити:
— ім’я (найменування) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є;
— загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;
— підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.
У разі недотримання зазначених вимог, Державна установа «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія»має право відмовити в задоволенні запиту.
4.4. Діловодство щодо запитів на інформацію ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається в Державній установі «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія» на головного фахівця загального відділу Роменську Н.В.;
4.5. Усі запити на інформацію, що надійшли до Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія» мають централізовано реєструватись в день їх надходження в журналі. Конверти, у яких надійшли запити поштою, зберігаються разом із запитом;
Запити. Подані під час особистого прийому, також підлягають централізованій реєстрації в журналах, придатних для оброблення персональними комп’ютерами.
4.6. Для реєстрації запитів на інформацію на нижньому полі першого аркуша запиту праворуч або на іншому вільному від тексту місці запиту ставиться штамп Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія». На відтиску штампа зазначається дата надходження запиту та його реєстраційний індекс.
4.7. Реєстраційний індекс запиту, що надійшов до Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія» складається з початкової літери прізвища запитувача та порядкового номера запиту, що надійшов. Реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію, пошук, аналіз і зберігання запитів на інформацію.
4.8. У разі надходження повторних запитів їм надається черговий реєстраційний номер, а у відповідній графі реєстраційно –контрольного журналу зазначається реєстраційний номер першого запиту.
Повторними вважаються запити, у яких:
оскаржується відповідь на попередній запит, що надійшов до Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія»;
повідомляється про несвоєчасну відповідь на попередній запит, якщо з часу надходження останнього минув установлений законодавством термін розгляду і відповідь запитувачу не надавалась;
не надана відповідь по суті або надана не в повному обсязі на перший запит;
звертається увага на інші недоліки, допущені при наданні інформації, запитуваної в попередньому запиті.
Запити одного й того ж запитувача з одного й того ж питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд Державній установі «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія», обліковуються за реєстраційними індексами першого запиту з додаванням порядкового номера, що проставляється через дріб, наприклад: К-356/1, К-356/2, К-356/3.
4.9. З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію особа може подати запит шляхом заповнення відповідних форм (додатки 1-3), котрі можна отримати у відповідальних осіб та на веб -сайті Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія».
4.10. У разі якщо з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий запит, його має оформити довірена особа обов’язково зазначивши в запиті своє ім’я, контактний телефон, та надати копію запиту особі, від імені якої подано запит.
4.11. Відповідальний (згідно резолюції директора або заступника директора) має надати відповідь на запит на інформацію не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту. 4.12. У разі якщо питання, порушені у запиті, потребують надання додаткової інформації, відповідальний (згідно резолюції директора або заступника директора) може витребувати її від інших спеціалістів
Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія». У такому випадку спеціалісти Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія» повинні надати додаткову інформацію до відповідального не пізніше двох днів з моменту її витребування.
4.13. У разі якщо запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи здоров’я особи, відповідь має бути надана невідкладно.
4.14. У разі якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, відповідальні особи можуть продовжити строк розгляду запиту до двадцяти робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку необхідно повідомити запитувача в письмовій формі не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту.
4.15. Відстрочка в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, якщо запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені Законом строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочку доводиться до відома запитувача у письмовій формі. У рішенні про відстрочку в задоволенні запиту на інформацію має бути зазначено:
— прізвище, ім’я, по батькові та посаду особи, відповідальної за розгляд запиту розпорядником інформації;
— дату надсилання або вручення повідомлення про відстрочку;
— причини, у зв’язку з якими запит на інформацію не може бути задоволений у встановлений Законом строк;
— строк, у який буде задоволено запит, але не більше 20 робочих днів;
— підпис.
4.16. Перелік відомостей, що становлять службову інформацію, оприлюднюється у порядку, визначеному цим Положенням.
4.17.Не може бути обмежено доступ до інформації про розпорядження бюджетними коштами, володіння, користування чи розпорядження державним, комунальним майном. Обмеженню доступу полягає інформація, а не документ. Якщо документ містить інформацію з обмеженим доступом, для ознайомлення надається інформація, доступ до якої необмежений.
Розділ 5. Порядок відмови у задоволенні запитів Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія».
5.1. Державна установа «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія» має право відмовити в задоволенні запиту в таких випадках:
якщо не володіє і не зобов’язаний відповідно до компетенції, передбаченої законодавством, володіти інформацією, щодо якої зроблено запит;
інформація, що запитується належить до категорії інформації з обмеженим доступом відповідно до Закону або службової;
не дотримано вимог до запиту на інформацію, передбачених Законом.
5.2. Відповідь Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія» про те, що інформація може бути одержана запитувачем із загальнодоступних джерел, або відповідь не по суті запиту вважається неправомірною відмовою в наданні інформації. Якщо Державна установа «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія»
не володіє запитуваною інформацією, але за статусом або характером діяльності відомо або має бути відомо, хто нею володіє, відповідальні особи зобов’язані направити цей запит належному державному органу з одночасним повідомленням про це запитувача. У такому разі відлік строку розгляду запиту на інформацію починається з дня отримання запиту належним державним органам.
5.3. У відмові в задоволенні запиту на інформацію має бути зазначено:
— прізвище ім’я, по батькові та посаду особи, відповідальної за розгляд запиту розпорядником інформації:
— дату відмови;
— мотивовану підставу відмови;
— порядок оскарження відмови;
— підпис.
5.4.Рішення, дії чи бездіяльність відповідального (згідно резолюції директора або заступника директора) можуть бути оскаржені до директора Державної установи «Харківська обласна фітосанітарна лабораторія», Держпродспоживслужби України або до суду.